¿Qué es el presupuesto de tesorería?

Sin lugar a dudas, el presupuesto de tesorería es una pieza clave para lograr una gestión empresarial eficiente y evitar problemas de liquidez a lo largo del tiempo. De hecho, puede ser vital de cara a la supervivencia de la compañía en el medio plazo.

En este artículo encontrarás la definición precisa de este término, así como una explicación detallada de cómo se elabora en la práctica.

Además, veremos cuáles son los motivos de su relevancia práctica y cómo puede convertirse en un aliado esencial para la toma de decisiones empresariales.

Finalmente, analizaremos algunas de las herramientas más recomendables para diseñarlo y gestionarlo.

Presupuesto de tesorería: ¿qué es?

Esencialmente, el presupuesto de tesorería es un plan o instrumento financiero que prevé los flujos de efectivo de una empresa para un periodo determinado, habitualmente enfocado en el corto plazo.

Por tanto, el objetivo de este documento es prever los cobros y pagos que se van a producir en un plazo concreto, para asegurarse de que la entidad cuente con fondos suficientes en todo momento.

Así pueden planificarse las necesidades de financiación o inversión, manteniendo una solvencia y liquidez adecuadas. Se trata de evitar tanto el exceso como el defecto de liquidez, equilibrando lo mejor posible dichos flujos de efectivo.

Por supuesto, como cualquier otro tipo de presupuesto, el de tesorería se basa en estimaciones.

En consecuencia, no siempre se va a cumplir fielmente en la práctica. Pero, al menos, permite una cierta planificación y puede evitar graves problemas de liquidez que comprometan, incluso, la supervivencia de la empresa.

¿A qué plazo se realiza el presupuesto de tesorería?

Como decíamos, el presupuesto de tesorería se enfoca habitualmente en el corto plazo.

Así, dependiendo del tipo de entidad, de sus necesidades y de su forma de organización, los presupuestos de tesorería pueden referirse a períodos de:

• Un mes.
• Tres meses.
• Seis meses.
• Un año.

De hecho, pueden convivir distintos presupuestos de tesorería, con distintos plazos, en una misma entidad. En este caso, cualquier cambio o ajuste que se vaya realizando a lo largo del ejercicio, debería reflejarse en los diferentes presupuestos.

Importancia del presupuesto de tesorería: ¿para qué sirve?

Aunque ya hemos apuntado algunos aspectos, a grandes rasgos, hay tres cuestiones clave que nos permiten comprender la trascendencia práctica de contar con un presupuesto de tesorería bien elaborado:

1. Gestión eficaz del circulante

Disponer de un presupuesto de tesorería correctamente diseñado permite a las empresas gestionar de manera más eficaz su capital circulante.

De este modo, como decíamos, prever los flujos de efectivo ayuda a evitar situaciones de déficit o exceso de liquidez, lo que puede ser crucial para la supervivencia futura y el crecimiento empresarial.

Esto es esencial para evitar situaciones de estrés financiero, donde las obligaciones de pago puedan superar la disponibilidad de efectivo. Además, permite a la empresa prepararse para períodos de baja actividad comercial o para hacer frente a imprevistos sin comprometer su estabilidad.

Por otra parte, la optimización de los flujos de efectivo podría permitir negociar mejores condiciones con proveedores y clientes.

2. Planificación estratégica y toma de decisiones

El presupuesto de tesorería permite a las empresas tomar decisiones informadas sobre cuestiones como las siguientes:

• Expansión.
• Desarrollo de nuevos productos.
• Incursión en nuevos mercados.

Al tener una visión clara de la disponibilidad de efectivo presente y futura, los directivos pueden programar la ejecución de determinados movimientos en momentos financieramente oportunos, maximizando así las probabilidades de éxito.

Obviamente, no hay garantías de que las previsiones del presupuesto de tesorería se realicen con exactitud, pero al menos se establece un marco de referencia que es muy útil en el proceso de toma de decisiones.

La alternativa (no elaborar un presupuesto de tesorería) supondría caminar «a ciegas», desde el punto de vista de los flujos de efectivo.

3. Asegurar pagos recurrentes

En un plano más cotidiano, el presupuesto de tesorería es vital para garantizar que la empresa pueda hacer frente a los pagos más básicos y recurrentes en cualquier compañía:

• Sueldos y salarios.
• Seguridad Social.
• Pagos a proveedores (para asegurar los suministros esenciales para el funcionamiento de la empresa).

De lo contrario, podría estar comprometida incluso la viabilidad de la entidad en el corto plazo.

¿Cómo se elabora un presupuesto de tesorería?

Una vez vista la definición del presupuesto de tesorería y sus principales objetivos, es importante explicar los aspectos básicos del procedimiento que se utiliza para su elaboración.

Aunque siempre es recomendable disponer de una buena formación financiera que te habilite para ello, te mostramos los pasos esenciales para que te hagas una idea de cómo se elabora:

1. Recopilación de datos históricos

Como en cualquier otro tipo de presupuesto, es vital contar con información suficiente (y suficientemente fiable) acerca de la evolución de los cobros y pagos en períodos anteriores.

De este modo pueden anticiparse futuras tensiones de liquidez y planificar los flujos de efectivo con un mayor conocimiento de causa.

Cuanto mayor sea la calidad de la información disponible, más acertadas podrán ser las previsiones.

2. Proyecciones futuras

A partir de los datos históricos, deben analizarse las próximas tendencias de ventas, los patrones de cobro y pago de cara al siguiente período, así como cualquier otro factor que pueda influir en los flujos de dinero.

Es, por tanto, el momento de incorporar nuevas variables que puedan modificar lo que reflejaban los datos recopilados en períodos equivalentes de años anteriores.

Esta es una de las tareas más difíciles e importantes en la elaboración de cualquier presupuesto de tesorería.

3. Revisiones, ajustes y actualización

Como puedes imaginar, el presupuesto de tesorería no es un documento estático, sino que necesita revisarse y ajustarse regularmente.

Los cambios en el mercado, la economía o en la propia empresa pueden afectar a las previsiones iniciales, por lo que es vital actualizarlo si queremos mantener su relevancia y utilidad.

Herramientas para elaborar y controlar el presupuesto de tesorería

La forma más sencilla de realizar un presupuesto de tesorería es utilizar un software como Microsoft Excel, Hojas de Cálculo de Google o similar.

Esta opción tiene las ventajas de que es una herramienta que ya existe en cualquier empresa, con la que la mayoría de trabajadores están familiarizados y que, además, ofrece una enorme flexibilidad para adaptarse a las necesidades específicas de cada entidad.

Como desventajas, están sus limitaciones en cuanto al control de cambios, el trabajo colaborativo, así como la falta de herramientas específicas para el control de tesorería y la automatización.

Por otra parte, existen software específicos de tesorería que solventan la mayoría de inconvenientes que acabamos de mencionar. No obstante, tienen la desventaja de requerir un aprendizaje especializado, utilizar formatos propietarios, así como suponer un coste adicional en licencias de software para la empresa.

La elección entre una u otra opción dependerá de las necesidades de cada entidad, de su tamaño y de las demás herramientas informáticas que ya esté utilizando para la gestión contable y económico-financiera.

En definitiva, el presupuesto de tesorería es una herramienta estratégica que permite a las empresas planificar su futuro financiero con un mayor grado de seguridad y eficiencia, aunque no puede ser infalible.

Al entender su importancia y aprender a gestionarlo adecuadamente, los directivos y emprendedores pueden tomar decisiones más informadas y acertadas, maximizando las opciones éxito y estabilidad de sus negocios.

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