¿Qué es la administración presupuestaria?

Sin duda, la administración presupuestaria es una pieza clave para el buen funcionamiento de cualquier empresa u organización.

Al fin y al cabo, es el marco de referencia para todo lo relativo a la obtención y asignación de sus recursos económicos.

En este artículo veremos en detalle en qué consiste, cuáles son sus objetivos y cómo se implementa en la práctica.

Administración presupuestaria: ¿qué es?

Podemos definir la administración presupuestaria como el proceso de planificación, organización y control de los recursos financieros de una organización.

Fundamentalmente, este proceso se refleja en la elaboración del presupuesto, que es una estimación detallada de los ingresos y gastos que van a realizarse durante un período concreto, generalmente un año.

Veamos cuál es la finalidad de dicho proceso.

¿Para qué sirve la administración presupuestaria?

La administración presupuestaria permite a las organizaciones lograr distintas finalidades, como pueden ser las siguientes:

• Establecer objetivos y prioridades. Más allá de su utilidad práctica en el día a día, la administración presupuestaria ayuda a definir las metas y objetivos estratégicos de cada empresa.
• Asignar recursos de forma eficiente. Si el presupuesto se elabora teniendo en cuenta las prioridades reales de la empresa y con criterios técnicos, permitirá distribuir los recursos económicos de una forma óptima.
• Control de gastos. Sin duda, esta es una de las finalidades más conocidas de la gestión y administración presupuestaria. Así, el presupuesto actúa como documento limitante a la hora de ejecutar cualquier gasto o inversión.
• Evaluación de resultados. Como suele decirse, «los números no mienten». De este modo, los datos de ejecución presupuestaria pueden ser un indicador objetivo de distintos aspectos relacionados con la gestión empresarial, ya sea a nivel global o por departamentos.
• Toma de decisiones. Sobre la base de los resultados de la gestión y administración presupuestaria en un determinado período, pueden tomarse decisiones mejor informadas y con mayor probabilidad de éxito.

De todos modos, esto no quiere decir que el presupuesto deba ser un documento inamovible, al que todo debe supeditarse. Al contrario, los presupuestos están «vivos» y pueden modificarse para adaptarse a nuevas realidades o hacer frente a situaciones imprevistas.

Así, esta combinación de rigidez y flexibilidad es clave para lograr una administración presupuestaria que contribuya al éxito de la empresa.

¿Cómo se elabora un presupuesto?

Como decíamos, el punto clave de la administración presupuestaria es el presupuesto. Sin presupuesto, no puede haber gestión presupuestaria en sentido estricto.

Aunque cada empresa y cada situación concreta puedan presentar infinidad de variables distintas, hay ciertos aspectos comunes a todos los procesos de elaboración presupuestaria. Veamos algunos de los más importantes:

1. La contabilidad como punto de partida

Disponer de una contabilidad precisa y perfectamente «al día» es muy útil de cara al proceso de elaboración del presupuesto.

De este modo, podemos saber exactamente qué se gastó e ingresó durante el año en curso, para tenerlo en cuenta en el próximo ejercicio.

Obviamente, esto no quiere decir que sea recomendable seguir exactamente la misma línea de gasto en el nuevo año, o aplicar simplemente un porcentaje de incremento a las distintas partidas.

Se trata de conocer los datos, para luego decidir qué se mantiene y qué se debe cambiar en el nuevo presupuesto.

Y es que, según la célebre frase atribuida a Lord Kelvin:

Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre.

2. Proyecciones y objetivos para el ejercicio

Una vez dispongamos de los datos actualizados de ejecución presupuestaria en el año que finaliza, deben hacerse las proyecciones correspondientes al nuevo año, estimando los gastos e ingresos que se prevea llevar a efecto.

Para ello, debe analizarse toda una serie de cuestiones para las que no siempre hay respuestas 100% precisas. Por ejemplo:

• ¿Es realista prever un incremento de las ventas de X porcentaje?
• ¿Cuánto van a aumentar los costes de materias primas en el nuevo ejercicio?
• ¿Qué personal se debe contratar en los próximos meses?
• ¿Vamos a expandirnos a nuevos mercados?

Este tipo de preguntas nos ayudarán a transformar las expectativas en cifras concretas, para plasmarlas en el presupuesto de la forma más realista posible.

Aquí también entra en juego la revisión de objetivos y prioridades.

Si cambia el foco o si se decide dar un giro a ciertos aspectos de la empresa, las proyecciones podrían cambiar radicalmente.

En definitiva, el presupuesto siempre debe estar alineado con la estrategia a medio y largo plazo de la compañía.

Demasiado optimismo en las estimaciones de ingresos o una subestimación de los gastos pueden llevar a desviaciones importantes a lo largo del año. Por otro lado, un presupuesto demasiado conservador puede limitar el crecimiento y la innovación.

Por tanto, el equilibrio y la precisión son claves en esta fase del proceso.

Principales retos de la administración presupuestaria

A la hora de elaborar y gestionar un presupuesto, nos solemos encontrar con ciertos inconvenientes o desafíos.

Algunos de los más importantes son los siguientes:

• Tiempo y esfuerzo. Diseñar un presupuesto realista, basado en datos fiables y bien alineado con los objetivos de la empresa es todo un reto. Por tanto, requiere bastante tiempo y esfuerzo que no se estará dedicando a otras tareas.
• Dificultad de hacer proyecciones. Prever la evolución de ingresos y gastos en el nuevo ejercicio, con cierto grado de precisión, es una tarea difícil. Y es que existen tantos factores a tener en cuenta y tantas circunstancias imprevisibles, que no es fácil acertar al asignar partidas e importes.
• Olvidar el largo plazo. Por definición, los presupuestos suelen tener un horizonte temporal de un solo ejercicio. De este modo, es habitual concentrarse excesivamente en lo más inmediato, dejando de lado las previsiones estratégicas con un plazo más amplio.
• Pecar de excesiva rigidez o flexibilidad. Como decíamos, en la administración presupuestaria, debe guardarse un delicado equilibrio entre flexibilidad y rigidez. Por tanto, el presupuesto debería ser una guía sólida a la que ajustarse en la medida de lo posible, pero que no constriña excesivamente la toma de decisiones o la capacidad de adaptación a nuevas circunstancias.

La importancia de evaluar resultados

Tanto o más importante que diseñar un presupuesto adecuado es controlar su evolución a lo largo del ejercicio y, sobre todo, en el momento del cierre.

Así, habrá que plantearse cuestiones como las siguientes:

• ¿Qué partidas han quedado sin ejecutar? ¿Por qué?
• ¿Cuáles fueron insuficientes? ¿Esto se debió a circunstancias imprevistas o a una proyección errónea?
• ¿Se han cumplido las previsiones de ingresos y beneficios?
• ¿Cómo debería plantearse el próximo presupuesto para adaptarse a la estrategia de la empresa de cara al nuevo ejercicio?

De este modo, la información recabada a lo largo del año es clave para lograr que el próximo presupuesto sea más preciso, realista y útil de cara a la gestión y toma de decisiones.

Aunque, por definición, los presupuestos nunca puedan ser perfectos, es evidente que casi siempre existe margen de mejora.

En definitiva, llevar a cabo una eficiente administración presupuestaria es vital para el buen funcionamiento de cualquier empresa u organización.

Por tanto, si se dedica el suficiente tiempo y esfuerzo a este proceso, es posible conseguir mejores resultados en la gestión económica de la compañía y menos tensiones financieras a lo largo del ejercicio. Si quieres seguir aprendiendo sobre administración presupuestaria te recomendamos que le eches un ojo a nuestros programas: Finanzas para no financieros y de Value Investing. 

¿Te animas?