¿Cómo elaborar presupuestos?

Sin duda, saber cómo elaborar presupuestos es una habilidad de vital importancia, ya sea en el entorno empresarial, en el sector público o desde el punto de vista individual o familiar.

Y es que, sin un plan financiero sólido, aumenta el riesgo de incurrir en gastos innecesarios y descontrolados.

Por ello, en este artículo, veremos cómo diseñar un presupuesto efectivo de forma sencilla.

¿Qué es un presupuesto y por qué es tan importante?

Antes de entrar en la cuestión de cómo elaborar presupuestos, debemos partir de una definición básica de «presupuesto».

Básicamente, se trata de una herramienta financiera que proyecta ingresos y gastos durante un periodo determinado, generalmente un año.

Es decir, es una previsión de ingresos y gastos, ya sea de un individuo, un emprendedor, una empresa u otro tipo de organización, pública o privada.

El objetivo es permitir una gestión más eficiente de los recursos disponibles, controlar gastos, identificar desajustes, planificar inversiones y optimizar la asignación de capital.

Al final, el presupuesto nos ofrece una guía clara y estructurada de cómo gestionar los recursos, permitiendo una mejor toma de decisiones estratégicas.

Tipos de presupuestos

Aunque el concepto básico sea siempre el mismo, existen distintas tipologías de presupuestos que se pueden elaborar según los casos.

Así, entre otros, podemos mencionar los siguientes:

• Presupuesto operativo: se refiere a la previsión de ingresos y gastos asociados con las operaciones diarias de una empresa, como es el caso de las ventas, producción, sueldos y otros gastos administrativos. Su objetivo es asegurar que la empresa pueda continuar funcionando sin problemas en el día a día.
• Presupuesto de tesorería: se centra en el flujo de caja, es decir, en el dinero que entra y sale de la empresa en un periodo determinado. Es útil para asegurar que siempre haya suficiente liquidez para cubrir los gastos corrientes.
• Presupuesto de capital: a diferencia del anterior, este tipo de presupuesto se utiliza para planificar inversiones en activos fijos, como equipos, maquinaria o inmuebles. Es crucial para proyectos de expansión o renovación de infraestructuras.

Lógicamente, todos estos tipos de presupuestos se pueden englobar en uno de alcance general.

Por otra parte, los presupuestos también se pueden clasificar en función de su marco temporal. Como decíamos, el más habitual es el presupuesto anual, aunque también pueden existir presupuestos trimestrales, mensuales o, incluso, diarios.

Cómo elaborar un presupuesto eficaz, paso a paso

Aunque la cuestión de cómo elaborar presupuestos es difícil de resumir y daría para libros completos, trataremos de mencionar los puntos clave de una forma simplificada:

1. Estudio de antecedentes y definición de objetivos

Para llevar a cabo una buena administración presupuestaria, es imprescindible partir de un buen análisis de datos y realizar una definición de objetivos realista.

Por tanto, se ha de estudiar la ejecución presupuestaria de años anteriores, identificando posibles puntos de fricción, y definir los objetivos que se pretenden alcanzar en el nuevo ejercicio.

Así, por ejemplo, una empresa puede establecer objetivos de crecimiento de ventas o de reducción de costes, dependiendo de diversos factores, como la situación del sector, movimientos de la competencia, indicaciones de los accionistas, fase del ciclo económico, etc.

 Por supuesto, es imprescindible que los objetivos sean realistas y alcanzables, basados en análisis previos y previsiones económicas.

Este proceso es crucial para que luego los recursos se asignen de forma adecuada.

2. Estimación de ingresos

El siguiente paso consiste en proyectar los ingresos que se espera obtener durante el siguiente período presupuestario.

En el ámbito empresarial, esto implica hacer estimaciones de cifras de ventas de productos o servicios.

De nuevo, es imprescindible basarse en datos históricos de ventas, en el análisis de la situación del mercado y la economía en su conjunto, movimientos empresariales en el sector, etc.

Sin duda, es realmente difícil acertar en la estimación de ingresos, por lo que siempre es preferible pecar de prudencia que de exceso de confianza, si no se quiere descuadrar la ejecución presupuestaria durante el ejercicio y, en último término, poner en riesgo la supervivencia de la empresa.

3. Estimación de gastos

A partir de los datos de ejecución presupuestaria del año anterior y de las novedades que se prevean para el próximo ejercicio, se realizará la estimación de gastos.

Por supuesto, aquí se incluyen todos los gastos, ya sean fijos o variables, contemplando también una generosa partida para gastos imprevistos.

Igual que decíamos que se ha de ser prudente con la estimación de ingresos, aquí podríamos decir que se puede ser generoso al contemplar los gastos. El objetivo, como ahora veremos, es disponer de un cierto margen que permita que el presupuesto no «ahogue» la gestión.

4. Establecer un margen de seguridad adecuado al elaborar el presupuesto

Como decíamos, un buen presupuesto debería incluir un cierto margen de seguridad o «colchón financiero», que permita hacer frente a imprevistos sin comprometer la estabilidad financiera de la compañía.

En el ámbito individual o familiar, esto se traduciría en disponer de un fondo de emergencia que nos permita afrontar gastos en caso de perder el empleo, surgirnos una reparación extraordinaria, etc. Esto es recomendable en todos los casos, pero especialmente si pretendes invertir en bolsa.

5. Control y ajuste del presupuesto

El presupuesto no es una herramienta estática, sino que debe revisarse constantemente, haciendo los ajustes que sean necesarios.

Y es que, en la práctica diaria, pueden darse todo tipo de eventualidades, cambiar las prioridades, surgir nuevas oportunidades, etc.

Un caso típico es el de las desviaciones de ingresos o gastos respecto de las previsiones presupuestarias. Si estas desviaciones tienen cierta entidad, será necesario ajustar el presupuesto para mantener el equilibrio sin perjudicar la gestión.

Herramientas para la elaboración de presupuestos

En el ámbito personal o familiar, una simple hoja de Excel puede servirnos perfectamente para elaborar un presupuesto. No obstante, también existen programas o apps específicas, mucho más completas.

En el ámbito empresarial, se suele utilizar algún tipo de software de gestión financiera especializado, que se integra con las demás herramientas informáticas de la compañía.

¿Cuáles son los errores más comunes al elaborar y ejecutar el presupuesto?

Aunque ya hemos apuntado algunas cuestiones, los errores más habituales al elaborar presupuestos son los siguientes:

• Sobreestimar los ingresos: tanto en el sector público como en el privado, es habitual excederse en las previsiones de ingresos.
• Subestimar los gastos: aunque los gastos fijos son fáciles de cuantificar a priori, es más complicado acertar con los variables y, por supuesto, con los imprevistos. Como decíamos, es imprescindible contar con un adecuado margen de seguridad para cubrir este tipo de eventualidades.
• No hacer un seguimiento adecuado: es de vital importancia hacer un seguimiento de la ejecución presupuestaria día a día, con el menor retraso posible. Esto nos permite reaccionar más rápidamente ante cualquier desajuste y atajarlo con mayor eficacia.

En definitiva, saber cómo elaborar presupuestos realistas, alineados con los objetivos de la empresa, es una habilidad fundamental para evitar problemas y alcanzar las metas perseguidas.

En el ámbito personal y familiar, contar con un presupuesto sencillo y un fondo de emergencia adecuado, también puede ayudarnos a lograr nuestros objetivos financieros minimizando el estrés y las preocupaciones.